Официальное письмо об участии в мероприятии

Содержание
  1. Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры
  2. Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
  3. Приветственная часть
  4. Основная часть письма-подтверждения
  5. Ошибки при написании письма
  6. Универсальный шаблон письма-подтверждения
  7. Пример письма, подтверждающего деловую встречу
  8. Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году
  9. Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления
  10. Как пригласить на мероприятие
  11. Как пригласить на собеседование
  12. Образцы оформления
  13. Как создать безупречное email-подтверждение встречи
  14. 1. Контент email-подтверждения встречи
  15. а) для онлайн-встреч:
  16. б) для офлайн-встреч:
  17. 2. Контент email-подтверждения встречи
  18. 3. Тема email-подтверждения встречи
  19. Примеры хороших тем:
  20. В завершение
  21. Официальное письмо об участии в мероприятии
  22. В каких случаях используется письмо-подтверждение
  23. Зачем писать письмо
  24. Непосредственный составитель
  25. Основные особенности формирования письма
  26. Как составить письмо-подтверждение
  27. Как отправить письмо
  28. Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме
  29. Примеры писем-подтверждений
  30. Официальное письмо об участии в мероприятии посвященном
  31. Письмо о согласии принять участие в мероприятии
  32. Официальное письмо об участии в мероприятии приняли участие
  33. Письмо-подтверждение
  34. Уведомление об участии в мероприятии
  35. Образец письма об участии в мероприятии
  36. Письмо подтверждение

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Официальное письмо об участии в мероприятии

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.

Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов.

Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом.

Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости.

Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения.

Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению.

    Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,ФИО, должность, название организации,

Контактные данные.

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.

Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Источник: https://master-rezume.com/pismo-podtverzhdenie

Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

Официальное письмо об участии в мероприятии

> Письма > Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

  • напоминание;
  • подтверждение;
  • просьба.

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

  • содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему правильно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование должности, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
  • точное время проведения – вплоть до минут;
  • список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные данные лица, которое проведет собеседование – с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии – скачать.

Пример пригласительного письма на выставку – ссылка.

Образец приглашения на собеседование – один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

Как создать безупречное email-подтверждение встречи

Официальное письмо об участии в мероприятии

Как создать безупречное email-подтверждение встречи Ваше холодное письмо сработало хорошо, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Вы на полпути к успеху. Но каждый человек может забыть о встрече.

Поскольку вы заинтересованы в этой встрече, вам нужно отправить письмо с подтверждением, которое напомнит потенциальному клиенту о встрече и не даст пропустить ее.

Кроме того, это жест вежливости, и его стоит сделать :)

Итак, как создать действительно работающее email-подтверждение, благодаря которому ваши клиенты обязательно придут на встречу?

Есть три ключевых ингредиента, которые делают email-подтверждение безупречным. Это:

  • контент;
  • дизайн;
  • и такой заголовок, благодаря которому письмо точно откроют.

1. Контент email-подтверждения встречи

Контент – самая важная составляющая в этих письмах, поэтому вам нужно обратить на него особое внимание.

Собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн — в любом случае вам нужно делать письма достаточно информативными и описательными.

Итак, какую информацию в них стоит добавить?

Вам нужно начать такое письмо с приветствия!

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже пришли к соглашению, что вам нужно встретиться посредством онлайн-звонка, собеседования и т.д. И вы даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не повредит. Просто укажите свое имя, должность, название компании и скажите, с чем связано это сообщение.

Это не только вежливое напоминание, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей угадывать, кто вы. Ведь, вероятнее всего, вы далеко не единственный, с кем на данный момент ведет переговоры ваш клиент.

Клиенты будут благодарны, если вы напомните им цель встречи и какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если есть такая возможность, предложите клиентам опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более эффективной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, укажите, какие документы он должен иметь при себе.

Не заставляйте людей гадать и читать всю ветку переписки, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо именно для того, чтобы подтвердить встречу. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никак не будут лишними.

Также здесь нужно еще раз упомянуть, где будет проходить встреча:

а) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т.д. Обязательно предоставьте ссылку на митинг-рум или сообщите, что вы отправите ссылку для встречи за час до самого события.

б) для офлайн-встреч:

Сообщите получателям физический адрес места, где должна состояться встреча. Или даже добавьте в письмо карту, чтобы партнерам или соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма-подтверждения встречи:

  • Предоставьте получателям возможность “Добавить событие в календарь”

Прежде всего вы делаете это для себя – если клиент добавляет это событие в свой календарь, то риск забыть о нем значительно уменьшается.

Поэтому если вы пишете email-подтверждение, обязательно добавьте в него эту “волшебную” кнопку.

  • Скажите “Нет” излишним призывам к действию и предложениям

Вышеупомянутая кнопка “Добавить в календарь”, а также кнопка “Перенести встречу” должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах-подтверждениях встречи. Не отвлекайте клиентов лишней информацией.

Никакие дополнительные кнопки и предложения не принесут вам прибыль.

Все может случиться с точностью до наоборот – клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка – это кнопка перенесения встречи.

Нужно ли говорить, что такая опция полезна – участники не отменяют переговоры, если они не могут встретиться с вами, а просто переносят их.

  • Проинформируйте о повестке дня

Если ваша встреча продлится более часа и будет рассмотрен целый ряд вопросов — пожалуйста, предоставьте участникам план дня встречи.

Если запланирован перерыв, вы можете даже назвать несколько находящихся поблизости кафе.

  • Добавьте контактную информацию

Даже если встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность в случае крайней необходимости связаться с вами любым доступным способом.

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для письма-подтверждения вашей встречи. Просто используйте тот же самый, который вы обычно добавляете в футер ваших промо и триггерных рассылок.

2. Контент email-подтверждения встречи

В подобных письмах дизайн очень важен.

  • Придерживайтесь стиля бренда

В первую очередь вы должны оставаться узнаваемыми. Стоит ли говорить, что такие элементы, как логотип, фирменная цветовая гамма и тип шрифта обязательны для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не достаточно хорошо знакомы с вами. Придерживайтесь фирменного стиля, и ваши сообщения с подтверждением встречи будут узнаваемы с первого взгляда.

  • Сделайте акцент на цели письма

Выделите время и день встречи или напишите их жирным шрифтом.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их крупными и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки во всю ширину экрана и задать размер шрифта 16+ для мобильных устройств.

  • Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для бизнес-писем и в частности для подтверждений встреч.

Здесь вы должны убедиться, что ваше фото достаточно крупное и четкое, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделять контактную информацию, например значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер мобильного телефона.

3. Тема email-подтверждения встречи

Скорее всего, если речь идет о подтверждении встречи, получатель уже немного знаком с вами и шансы, что он откроет ваше письмо, довольно не малые. Тем не менее информативная тема письма будет весьма кстати.

Примеры хороших тем:

  • “Напоминание о встрече”;
  • “Время, место и повестка дня нашей встречи”;
  • “Встреча в…”;
  • “Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу”;
  • “Время нашей встречи изменилось”;
  • “Имя + название встречи”;
  • “Вопросы, которые мы завтра обсудим”, и т.д.

В завершение

Чтобы создать работающее письмо-подтверждение встречи, вам нужно:

  • Придумать четкую тему письма;
  • Сделать письмо коротким – только по сути вопроса;
  • Делать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавили встречу в календарь;
  • Уделить особое внимание подписи;
  • Не забыть отправить фоллоу-ап письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть ваши клиенты приходят на встречи – и все они будут продуктивными.

Слишком заняты? Сэкономьте время, используя наши готовые шаблоны подтверждений встречи.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b080b2f48c85eba5c485b64/kak-sozdat-bezuprechnoe-emailpodtverjdenie-vstrechi-5eb3bb2f7fd7746232c0fb0e

Официальное письмо об участии в мероприятии

Официальное письмо об участии в мероприятии

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис).

Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.

3 Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Например, если в письме содержится просьба предоставить какие-либо документы, а в ответном письме говорится о высылке этих документов, оба письма будут иметь одинаковый заголовок: «О предоставлении документов».

Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ.

В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон.

Ключевыми фразами этих писем являются:

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

Примеры писем-подтверждений

Письмо-подтверждение предварительной договоренности

Письмо-подтверждение оплаты товара

Письма претензионного характера

Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.

Ключевыми фразами таких писем являются:

Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия.

Официальное письмо об участии в мероприятии посвященном

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление.

Письмо о согласии принять участие в мероприятии

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Официальное письмо об участии в мероприятии приняли участие

Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата. На имя кого писать Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом.

В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции.

Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Инфо Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогой Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «уважаемый».

Далее непосредственно пишется основная часть письма — текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие письма приглашения должно включать: дату проведения события — встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время; место проведения — информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти.

Письмо-подтверждение

Будьте максимально конкретны.

Уведомление об участии в мероприятии

С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Образец письма об участии в мероприятии

Официальное письмо об участии в мероприятии

Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия). Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем.

В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.

В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии.

Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.

При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.

Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки. Письмо можно отправить несколькими разными путями.

  • В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.
  • Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
  • Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.

Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом.

Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ. Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).

ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать

«В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то»

, хотя эта фраза весьма часта в подобных документах.

Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия. Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.

Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации. Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы.

Письмо подтверждение

› › Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям.

Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье. Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

  1. В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
  2. Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
  3. Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
  4. Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
  5. Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.
  6. После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
  7. Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах.

Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРанее мы приводили примеры правильного составления деловых писем, рекомендуем вам также ознакомиться с этой информацией . Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

  • согласие на подписание договора или другого документа;
  • согласие на продолжение переговоров;
  • принятие решения по вопросу;
  • получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

  1. Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
  2. Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРекомендуем вам также ознакомиться с тем как правильно составлять .

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/obrazec-pisma-ob-uchastii-v-meroprijatii-45918/

Консультант-юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: